Organização de Evento Gospel

• Texto para meditação

João 6:1-15

• Introdução

Para a realização de um evento, principalmente quando se trata de igreja, devemos considerar alguns fatores fundamentais, como: Objetivo, planejamento, intercessão, recursos humanos, e a forma da execução em si.

Esperamos que este material possa ajuda-lo e orienta-lo melhor. Não temos a pretensão de fazer disto um manual, inclusive buscamos informações com pessoas que aprendemos sobre o assunto e também em sites especializados, reunindo informações básicas. Afinal, o assunto tratado é muito complexo, mesmo se tratando de eventos pequenos ou grandiosos.

• Objetivo do evento

Na vida secular, todo evento, como qualquer ação, tem um propósito. Na igreja não é diferente.

Devemos ter bom senso ao considerar o objetivo de cada evento. Uma vigília por exemplo, tem como seus objetivos principais a oração, intercessão, busca de batismo com o Espírito Santo, e propósitos diversos relacionados à vida espiritual individual e da igreja como um todo. Já uma confraternização de fim de ano, tem obviamente os objetivos de confraternização, estreitamento de laços entre os irmãos, comunhão e etc.

Pra cada caso citado, observamos objetivos diferentes, então, eles tem necessidades diferentes. No primeiro, precisamos de um local confortável, com um som agradável e não perturbador à vizinhança, participações e dirigentes que tenham o perfil e chamado para intercessão, etc... no outro, precisamos de um lugar mais amplo que o número de pessoas, com espaço para formação de ambientes (grupos), comida leve, bebida, música (mais alta que dentro do templo), iluminação, etc.

Desta forma, fica claro que tudo está ligado diretamente ao objetivo de cada evento.

Como estamos falando de eventos evangélicos, como em tudo que fazemos, e como ordem do Mestre, devemos, independentemente do evento, de pequeno ou grande porte, por como objetivo principal a pregação da Palavra. Cristo deve ser o centro de tudo, havendo não crentes ou não.

• Briefing

Definição: “Brief (eng) = Dossiê. O briefing ou brífingue[1] é um conjunto de informações, uma coleta de dados passadas em uma reunião para o desenvolvimento de um trabalho, documento, sendo muito utilizadas em Administração, Relações Públicas e na Publicidade. O briefing deve criar um roteiro de ação para criar a solução que o cliente procura, é como mapear o problema, e com estas pistas, ter idéias para criar soluções

O briefing é uma peça fundamental para a elaboração de uma proposta de pesquisa de mercado. É um elemento chave para o planejamento de todas as etapas da pesquisa de acordo com as necessidades do cliente.”

Esta palavra é usada muito comercialmente e empresarialmente, mas vem sendo muito utilizada já na organização de eventos evangélicos. Trata-se, de uma maneira mais simples, de um relatório passado pela pessoa que deseja a realização do evento. Nesse relatório, está de forma clara o objetivo, informações importantes como público alvo, orçamento disponível, prazos e resultado esperado.

Alguns casos, podemos considerar e aceitar um briefing passado de forma oral. A pessoa expressa o que ela quer do evento. Mas, como um organizador de eventos, esperasse que você seja o mínimo organizado. Então, anote tudo, e pontue os pontos principais do briefing, marque uma reunião com a pessoa que solicitou o evento, e faça-o confirmar o relatório anotado. Desta forma, ficará mais claro para ambas as partes, e evitará situações no futuro em que alguém possa dizer: “Mas não foi pedido isso!” ou “Você não entendeu o que eu falei!”

- Uma dica: Hoje, com a internet, fica mais fácil disto ser feito. Então, procure oficializar tudo por e-mail. Seja claro e exija a mesma clareza de todos.

• Avaliação do Briefing

Organizar um evento, de qualquer natureza, de qualquer porte, nunca é tarefa fácil e quem já organizou um, sabe muito bem do que estou falando. Cada evento é único e seu grau de dificuldade de execução está associado a fatores como prazos, recursos, planejamento e relevância e não, como pode parecer à primeira vista, simplesmente ao seu porte ou magnitude. 

Aliás, avaliar o grau de dificuldade do evento por seu porte é um pecado mortal para um organizador. Evidentemente que, quando se trata de um mega evento, é natural a existência de uma maior preocupação com sua organização. O grande problema reside na organização dos eventos de pequeno porte, os chamados "eventos simples" (como se existissem eventos assim), pois a preocupação com sua organização é reduzida, por vezes, pelo próprio solicitante que, ao passar o briefing, insiste em que se trata de algo "simples", de fácil organização. Cuidado, não caia nessa armadilha!

Essa talvez seja a primeira grande lição, aprendida por alguns a duras penas, de que todo evento é complexo e seu grau de dificuldade de execução não deve ser avaliado por seu porte, mas, sim, pelo contexto, prazo, recursos e importância. Então, respondendo à questão inicial, podemos afirmar que todo evento, independente de porte, requer um nível de atenção e empenho por parte dos organizadores para que sua execução seja um sucesso.

• Planejamento

O segundo passo para se obter a excelência na organização de um evento é o planejamento. Um bom planejamento é essencial, pois um evento envolve variáveis controláveis e, infelizmente, variáveis incontroláveis. Essas que são o problema, pois são incontroláveis, imprevisíveis, e podem comprometer todo o evento. Nunca se esqueça que o grau de excelência da organização de um evento é medido por seu resultado final. Se o evento foi um fracasso, não importa o quanto o organizador tenha motivos justos e plausíveis para explicar as falhas, porque nada disso será levado em conta. Portanto, não adianta ter boas desculpas. O que é preciso é evitar os problemas. 

Por esse motivo, o planejamento de um evento deve trabalhar com as duas variáveis, sempre. Não se obtém a excelência simplesmente planejando o que e como as coisas "devem" acontecer (variáveis controláveis). Tão importante quanto, é planejar também o que não é previsto, mas pode acontecer, e o que se deve fazer nesses casos.

Portanto, um bom planejamento além de prever detalhadamente o que deve ser feito, como será feito, quem será o responsável, quais os recursos humanos e materiais necessários, investimento demandado e cronograma de ações, deve simular quais os eventos não previstos prováveis, e qual a conduta para cada um deles. É preciso ter um plano de contingência para cada diferente cenário adverso possível. É evidente que não se pode prever ou imaginar tudo o que pode acontecer fora do previsto na organização de um evento, mas uma simulação de alguns fatos mais "possíveis" reduzirá sensivelmente o nível de risco. Alguns exemplos clássicos: e se chover no dia? e se faltar energia? e se a atração principal não aparecer? São itens não previstos, mas que podem acontecer e comprometer todo o trabalho de organização e... adeus excelência.

Perca tempo no planejamento, não tenha pressa. Simule o evento, cheque os itens, monte cenários adversos, informe-se sobre resultados de eventos similares. Essas medidas podem ajudar muito a montar um bom planejamento. O tempo economizado aqui pode custar muito mais no futuro. Pense que cada item não previsto no planejamento irá aparecer na hora da execução e terá que, de alguma forma, ser equacionado (podendo ser eliminado ou adaptado), só que aí de forma improvisada e com um grau de risco muito superior ou até, dependendo de sua importância no contexto, comprometer todo o evento. Acredite, já houve casos de um simples transformador de energia acabar com um evento, cujo foco central era a exibição de um vídeo, que simplesmente não pode ser exibido, pois o local tinha energia em 220v, o equipamento era 110v e, como o local era distante de grandes centros, não havia transformador disponível em um raio de 100 km. Anfitriões e convidados parados, uns olhando para os outros... constrangimento geral e, certamente, um emprego perdido ou um prestador de serviços sem cliente.

• Fornecedores os parceiros

Não importa se a organização é feita internamente ou terceirizada, sempre haverá fornecedores no processo. Trabalhar com fornecedores confiáveis e de boa qualidade é fundamental. A regra é simples: sem fornecedores de qualidade não se obtém excelência, assim como é impossível fazer um bolo gostoso sem ingredientes certos e de qualidade.

Portanto, muito cuidado ao contratar fornecedores sem referências, desconhecidos e duvide sempre dos que aceitam trabalhar com preços abaixo do mercado, prazos exíguos. Condições que, muitas vezes, o próprio contratante impõe. Não se iluda, milagre humano não existe. Portanto, não o peça ao seu fornecedor e, se por acaso, você pedir e ele aceitar, desconfie.

Estamos falando aqui de uma maneira geral, usando termos e exemplos de eventos relativamente “grandes”. Em se tratando de igreja, na maioria das vezes, usamos os serviços voluntários e doações dos irmãos, vizinhos, colegas, etc. Para estes casos, precisamos usar uma boa comunicação. Uma pessoa não esquece de uma conta a ser paga, pois além do valor as vezes ser alto, o não pagamento implicará no corte do serviço prestado. Em geral esquecemos de dívidas de R$ 5,00, e não das de R$ 100,00. Então, quando você solicitar uma doação e obtiver resposta positiva, acerte os detalhes. Pegue um número de telefone, ou e-mail da pessoa, e de forma carinhosa, lembre-a do compromisso assumido. Não conte com memória dela. Faça uma lista do que foi prometido, com os doadores respectivos, e “perca” um tempo antes do evento, e até mesmo no dia, ligando, passando e-mails e torpedos, confirmando tudo e criando facilidades para que aquela doação ou serviço esteja lá no dia.

Para eventos cobrados, como taxas de inscrição, ingressos, etc., prefira sempre o certo. Os políticos e amigos de políticos estão ligados diretamente ao parágrafo anterior. Partimos do princípio que se o evento está sendo cobrado, os serviços e materiais estão incluídos no orçamento. Então, se há a condição de pagar, que seja feito. Desta forma, o compromisso é maior, e em caso de “furo”, pode-se até pensar em uma ação legal. Exija sempre que possível, um contrato prevendo, valores, prazos e multas. Da mesma forma, depois do pagamento, exija o recibo/nota. Não quer dizer que para o caso de um evento com taxas, você não possa aceitar doações de materiais ou serviços, mas, para estes casos também pode-se fazer contratos e recibos; e sempre esteja preparado para o caso de uma doação não chegar a tempo.

• Check-list

Nada mais é do que uma lista, contendo tudo que o evento possa necessitar. Chamando da maneira que desejar: “Lista / Relação de material / Listagem / etc.”, não diminua a importância disso.

Como já dissemos, precisamos eliminar os imprevistos ao máximo, e o check-list ajuda muito nisso.

Comece o check-list com itens até que algumas pessoas julgariam desnecessários, depois, analise-os de maneira mais calma, ligando-o ao briefing, incluindo ou excluindo alguns itens. Observando sempre a disponibilidade de alcança-los, bem como o orçamento previsto.

Depois, organize-o com prioridades e prazos; e distribua para seu grupo de trabalho. Anote no seu check-list os nomes das pessoas que estão responsáveis por cada item e prazos, para que possam ser cobradas. Consiga tudo com antecedência, mesmo os itens que são terceirizados.

- Dica: Anote em papel, mesmo que você depois passe para o computador ou e-mail. E guarde a lista em sua gaveta de trabalho ou em sua agenda, para que a qualquer hora você possa acessa-la

• Reuniões

A comunicação tem que ser constante. Ajuda a manter o foco e a organizar as coisas. Sempre que possível faça reuniões para checar tudo. Conversando com o grupo você perceberá em que pé estão as coisas, poderá definir outras metas, corrigir erros e motivar o grupo.

Não economize nas reuniões oficiais e nas reuniões paralelas, ou seja, mantenha sempre contato com as pessoas envolvidas, fornecedores, atrações. Ligue, envie e-mails, torpedos e mensagens em redes sociais.

• Referências

Esse item pode ser visto por alguns leigos como dispensável, pois algumas vezes, pode parecer imitação. Mas, quando olhamos ao nosso redor, percebemos que muito do que fazemos é baseado na referência de vida de alguém, seja um pai, um tio, um irmão, um pastor, um professor, um amigo, sempre nos espelhamos e estabelecemos metas para tudo.

É claro que mesmo no século XXI, estamos descobrindo e inventando coisas. Mas mesmo as invenções são baseadas em referências.

Então, não economize nisto também. Entre em sites, veja fotos, leia sobre, estude o assunto, e faça os ajustes necessários para atender os objetivos.

• Maior profissionalização

"A excelência na organização de eventos, como um fator subjetivo, sempre estará condicionada ao padrão de exigência do mercado. Nesse sentido, podemos observar que o nível de profissionalização do setor é uma necessidade iminente. Ao contrário do que ocorria antigamente, quando os eventos eram encarados como "festas" ou atividades complementares, hoje eles são parte importante das estratégias de marketing das empresas. Os eventos ganham, cada vez mais, destaque no composto mercadológico, recebendo mais recursos e importância estratégica. Como conseqüência, o nível de exigência quanto à criatividade e qualidade de execução fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. O tempo dos amadores do setor está acabando. A concorrência será cada vez maior e somente os que apresentarem padrão de qualidade compatível com as exigências do mercado sobreviverão. Sem excelência na concepção, planejamento e execução, não há mais como sobreviver no setor."

Esse texto que extraímos de um site, ilustra bem como as pessoas e instituições estão se organizando profissionalmente. Achamos saudável falar desta forma também dentro de nossas igrejas. Pensamos que o tempo para o amadorismo está no fim.

No nosso caso, é claro, devemos sempre considerar o fator espiritual.

Uma vez o Pr. Silmar Coelho nos disse: “Devemos nos organizar e orar mais, pois sempre o inimigo vai tentar atrapalhar uma simples confecção de um folheto de divulgação de um culto. Ou vocês acham que ele quer alguém neste culto?”

Percorrendo somente um pouco os textos bíblicos, percebemos um Deus organizado, que sempre procurava mostrar ao seu povo tudo, com detalhes, como deveria ser feito.

Talvez por esta razão, hoje se dá maior importância para os ministérios relacionados à organização dos cultos e reuniões.

Tanto no mundo, como na igreja os tempos são outros, devemos atentar para isso. Lembro-me de quando adolescente, íamos antes para o ACAJOWE, para lavar os banheiros, nos organizávamos em grupos para cuidar da cantina, da limpeza, do som e tudo mais. Os quartos eram equipados com ventiladores e colchões sem forro, e todos participavam com sorriso no rosto. Hoje, a exigência é maior. Precisamos de quartos com ar-condicionado, banheiros, colchões de fábrica. O que queremos dizer é que como a visão das pessoas mudaram, temos que nos adequar e trabalhar com o máximo de profissionalismo e excelência possível.

• Chegou o grande dia

http://www.juventudewesleyana.com.br/noticia/arquivo.php?cod=38 

Você deve ter percebido a importância que demos ao planejamento. Entendemos que se essa parte for bem executada, o evento tem muito mais chances de dar certo na sua execução no grande dia, seja este uma reunião para 10 pessoas ou para 10.000 pessoas.

Alimente-se e descanse bem antes do evento, pois dependendo da amplitude e grandiosidade, você não terá tempo para isso no dia.

Esteja com seu check-list em mãos, e com a programação do evento.

Defina uma forma de comunicação fácil e comum a todos, passando um celular, um rádio ou qualquer outra forma de comunicação onde todos saibam que podem te encontrar.

Trate todos com educação e respeito.

Não deixe de pedir desculpas na hora, ou após o evento para todos, pois com certeza, no calor da execução, as vezes sem perceber, você foi mais enérgico com um ou com outro. Lembre-se que muitos alí serão indispensáveis para a realização de um próximo evento, e que em se tratando de evento evangélico, o mais importante são as pessoas e as vidas a serem alcançadas com o evento e com o testemunho dos organizadores.

Procure manter a calma e sobriedade. Afinal, você se organizou, planejou, orou e preparou tudo. Deus, com certeza abençoará um trabalho ou evento com intenções para o Seu Reino, feitos com o coração e dedicação orientados, pela Sua própria Palavra.

• Não impeça o Espírito Santo

Algumas vezes tratamos da organização de eventos de uma forma cética. Como já dissemos, o objetivo principal dos nossos eventos tem que ser primeiramente espiritual. Então, não impeça o agir do Espírito Santo, quando achar que alguma coisa está prejudicando o seu planejamento.

Não estou dizendo que o Espírito Santo pode querer mudar os planos. Ele é organizado, e não te daria um planejamento e estratégia anteriormente e na hora do evento, reunião ou culto mudaria tudo. Mas, como somos falhos, em algum momento, de repente, não tivemos a sensibilidade de entender o que Ele quer fazer.

Já vimos casos em que os organizadores, por questões de horários, som, fatores externos, encerraram a reunião e dispensaram as pessoas. Mas o agir de Deus continuou e as pessoas não saíram do local, continuaram adorando e recebendo de Deus.

Então, lembres-se sempre que o evento é feito para Ele. Peça sempre o briefing do Espírito Santo (rsrs).

• Roteiro de atividades para a realização de um evento

- Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros);

- Analisar a viabilidade do evento;

- Dimensionar o evento;

- Estimar o número de participantes;

- Analisar os possíveis locais;

- Definir temas / conteúdo programático do evento;

- Definir duração e data do evento;

- Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.);

- Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);

- Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.);

- Estimar custos e verificar disponibilidade de verba;

- Buscar patrocínios e apoios;

- Definir o cronograma de atividades;

- Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;

- Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;

- Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);

- Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);

- Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);

- Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);

- Entregar ofícios (diretores, autoridades, orgãos públicos);

- Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);

- Contratar atrações artísticas;

- Contratar empresas de filmagem e fotografia;

- Preparar o cerimonial do evento;

- Preparar a ordem do dia;

- Realizar cobranças e pagamentos;

- Provisionar impostos a serem pagos;

- Preparar anais do evento;

- Realizar a prestação de contas do evento.

• Conclusão

Estes itens são alguns dos que achamos indispensáveis para a realização de um evento de sucesso. Mas, boa parte disso também está ligada diretamente ao período de intercessão dispensado e em muito também à sua criatividade e capacidade de mobilizar pessoas em torno do objetivo principal do evento.

Busque sempre ajuda de quem tem “Know how”, e procure sempre aprimorar ideias e adapta-las à sua realidade. Procure sempre a excelência em tudo como nos orienta a Palavra de Deus. Lembrando sempre que Jesus deve ser sempre o centro de tudo.

Para baixar o PDF com deste material, clique em: http://www.youblisher.com/p/225674-Apostila-sobre-organizacao-de-eventos/

(Fontes: Alguns parágrafos extraídos na íntegra do site: www.casadoseventos.com.br)